Produktivní home office: 10 tipů, jak stíhat vše, i když pracujete z domu

Ondřej Klein
Ondřej Klein pred 8 dňami
Produktivní home office: 10 tipů, jak stíhat vše, i když pracujete z domu

Home office v poslední době doslova hýbe naší společností kvůli současným vládním opatřením. Někdo je na práci z domova zvyklý a nemusí se ničemu přizpůsobovat. Podstatně více lidí se musí s home officem naučit pracovat experimentováním na sobě samém. Jen tak se naučí plavat, a nikoliv topit.

Pojďme si projít několik zásadních rad, abychom se v home officu netopili moc dlouho a produktivně zvládali vše, co je třeba, a měli čas i na rodinu.

1. Ráno dělá den, využijte jej ke své produktivitě

Není nic horšího, než když se ráno vzbudíme, vezmeme do ruky telefon a začneme sjíždět sociální sítě. Čas nám tak doslova protéká mezi prsty. Když už se pak dokopeme vstát a lenochodím tempem si vyčistit zuby, připravit něco ke snídani a udělat kafe, zjistíme, že utekla minimálně hodina a my jsme nic nestihli. Mnohem lepší cestou je vstát na první zazvonění budíku, věřte mi, budeme všichni daleko víc svěží než v případě neustálého oddalování budíku.

Když jsme vstali dostatečně brzy, je fajn protáhnout ztuhlé tělo, případně si i lehce zacvičit. Jako součást ranní hygieny můžeme využít studenou sprchu. Ta spolehlivě probere opravdu každého. Pak už je potřeba jenom připravit si výživnou snídani, která nám dodá energii namísto toho, aby nás "zabila". A i na tu ranní kávu se místo najde.

Produktivní home office: 10 tipů, jak stíhat vše, i když pracujete z domu

2. Zvolte si své domácí pracovní místo, kde existuje jen práce

V posteli ani na gauči před televizí to opravdu není ono. Navíc to svádí ke sledování seriálů a filmů namísto plnění pracovních povinností, které pak na úkor partnera nebo rodiny musíme dohánět ve večerních hodinách.

Určit si pracovní místo, to je oč tu běží

Vyčleněním svého domácího pracovního místa získáme prostor, který věnujeme pouze práci, ničemu jinému. Pomůže nám to přenést pracovní morálku z kanceláře nebo ze školy i domů. Ideální je využít místnost, kde se můžeme před okolním světem zavřít a věnovat se pouze práci. Místnost si uzpůsobíme dle potřeby a je to (bohatě stačí vhodný stůl a kvalitní židle).

Pokud to nejde, můžeme za své pracovní místo prohlásit vhodný kuchyňský stůl nebo ten v obýváku. Pak je nutné komunikovat s partnerem nebo rodinnou, že tady opravdu JEN pracujeme a nepřejeme si být rušeni.

3. Oblečte se jako do práce

Pracovat v pyžamu nebo oblečení na doma není to pravé ořechové. Zejména kvůli tomu, že potřebujeme více než kdy předtím rozlišovat práci a domov, i když jsou od sebe třeba jen metr vzdálené.

Když se oblečeme stejně (nebo o něco uvolněněji), jako kdybychom šli do práce, opět nám to pomůže s oddělením práce, domova a pracovních návyků. Není nutné oblékat formální oblečení, ale je zapotřebí jasně oddělit "pracovní a domácí" oblečení.

4. Pracujte stejně, jako kdybyste byli v práci nebo ve škole

Je sice hezké mít takový falešný pocit, že můžeme spát, jak dlouho chceme, ale vystřízlivění pak bývá celkem kruté. Když si přispíme třeba do oběda, je takřka půlka dne v háji. Vidina toho, že svoje úkoly splníme nejdřív v 9 večer, je spíš demotivující než povzbuzující. A celý den je tak nějak "zabitý".

Všichni již máme zažitou nějakou pracovní nebo studijní dobu, využijme toho. Akorát nás namísto dlouhé cesty do práce čeká pouze několikametrová cesta do našeho domácího pracovního prostoru, čímž ušetříme i spoustu času, který můžeme využít k rannímu cvičení. To nám spolehlivě rozproudí krev celým tělem, zajistí vyšší přísun kyslíku do mozku a nejen díky endorfinům ze cvičení budeme na práci lépe připraveni a odhodláni ji zvládnout.

Začněte pracovat ve stejný čas, jako když přicházíte do práce. Začíná vám pracovní doba v 7 nebo v 9 hodin ráno? Využití již zavedených návyků a pracovních stereotypů nám pomůže daleko lépe zvládat přechod na home office. Já osobně jsem takové "ranní ptáče" a rád si vstanu v 6, v 5 a někdy i ve 4 hodiny ráno, abych měl na práci klid, nikdo mě nerušil a mohl jsem se věnovat jen své práci. Zvláště v případech, kdy vím, že mě čeká spousta úkolů a skoro celý svět ještě spí. Bonusem je pak i delší den.

Produktivní home office: 10 tipů, jak stíhat vše, i když pracujete z domu

5. Veďte si To Do list

Když máme představu, co nás čeká, je mnohem snazší si celý nejen pracovní den naplánovat

  1. Ideální je si večer předem nebo na začátku pracovního dne sepsat úkoly – od nejdůležitějších po ty méně důležité.
  2. Další možností je sepsat si úkoly podle předpokládané mentální náročnosti – od těch nejnáročnějších po ty rutinní, jako je emailová a telefonická konverzace nebo týmová komunikace.
  3. Naprosto ideální je udělat si průnik nejdůležitějších a mentálně nejnáročnějších úkolů. Podle toho si můžeme následně alokovat čas na jejich vytvoření.

Využít můžeme i "metodu barevných papírků" nebo aplikace typu Evernote či různé mutace To Do List. Bez sepsání úkolů pořádně nevíme, co máme dělat, a tím pádem se i naše výkonnost a produktivita ztrácí.

Snězte slona!

Fakt jsem se nezbláznil. Takhle se totiž označuje metoda, kdy nás čeká náročný úkol a vůbec se nám do něj nechce.

No, není nic jednoduššího než si celý úkol (slona) rozdělit na menší úkoly, které se nám budou snadněji dělat. Nesestříháme celé video za večer, stejně jako nenapíšeme za večer celý román. Ideální je si celý úkol rozdělit a následně pracovat na dílčích úkolech, které ve výsledku “napíšou knihu.”

6. Využijte plánování času a soustřeďte se na jeden úkol, pomůže i metoda Pomodoro

Vydržet celou pracovní dobu sedět u počítače a být produktivní je prostě nereálné. Spíše se jedná o (sebe) mučící nástroj. Daleko efektivnější je rozdělit si pracovní den do několika časových bloků představujících práci a  mentální odpočinek.

Jak na to? Začněte experimentovat s metodou Pomodoro

Technika organizace času se jménem Pomodoro je ztělesněním snahy o maximalizaci mentálního výkonu. Technika využívá 25 minut dlouhé pracovní intervaly následované krátkými přestávkami. Technika dostala od jejího tvůrce (Francesco Cirillo) název Pomodoro podle časovače ve tvaru rajčete (The Pomodoro Technique, b.r.).

Jak s metodou začít pracovat?

  1. Vybereme si ze svého To Do Listu patřičný úkol.
  2. Nastavíme časovač na 25 minut.
  3. Během intervalu pracujeme pouze na konkrétním úkolu, nenecháme se ničím jiným vyrušovat.
  4. Po zazvonění časovače si uděláme na papír čárku a dáme si aktivní pauzu v délce 3–5 minut, která opravdu nepředstavuje sjíždění sociálních sítí a získávání nových informací, ale jde o prostor na to, abychom se napili, vyvětrali místnost nebo se lehce protáhli a pak se vrátili opět k práci. 
  5. Jakmile máme splněny 4 ("rajčatové časové sety") cykly a na papíře zakreslené 4 značky, je čas na delší pauzu 15–30 minut, kdy máme prostor občerstvit se a mentálně si odpočinout.
  6. Po uplynutí pauzy pokračujeme prvním bodem Pomodoro cyklu.

K využití síly Pomodoro můžeme vyzkoušet i rozšíření do Google Chrome v podobě Strict Workflow, které pracuje s Pomodoro intervalem.

Manipulujte s intervaly dle vašich potřeb

Když zjistíme, že nám taková technika nevyhovuje, můžeme s intervaly jednoduše manipulovat. Pracovní interval můžeme prodloužit klidně na školní "vyučovací hodinu", tedy 45 minut. Interval kratšího odpočinku prodloužíme na 15 minut, abychom měli uzavřený hodinový cyklus. Během těchto 15 minut se například můžeme chvíli věnovat rodině, promluvit s partnerem nebo si jinak mentálně odpočinout.

Využít můžeme i dalších metod práce s alokováním času. Odrazit se ale jednoduše můžeme od metody Pomodoro a pak manipulovat s intervaly podle toho, jak nám to bude vyhovovat. Klíčové je nenechat se během těchto bloků pro kreativní práci rušit externími vlivy.

Proto je fajn domluvit se předem na čase, kdy budete na příjmu ve firemním komunikačním prostředí, na mailu nebo na telefonu. Jinak neexistuje nic než práce na úkolu.

  • Mód zabiják úkolů: aktivován.

Produktivní home office: 10 tipů, jak stíhat vše, i když pracujete z domu

7. Využijte svých "energických hodin" a zjistěte, kdy jste nejvýkonnější

Tady je zapotřebí odpovědět si na otázku, kdy jsme nejvýkonnější a zvládáme lépe náročnější úkoly?

Já nejraději udělám nejdříve v ranních hodinách nejnáročnější úkoly, které vyžadují maximální koncentraci, a naopak je nemůžu dělat odpoledne, kdy si nechávám prostor pro méně náročné úkoly. Když je to nutné, jsem schopný i takové náročné úkoly udělat večer, ale jednoznačně preferuji ranní hodiny, kdy se mi podaří maximálně koncentrovat a využít "flow".

Někdo naopak může být výkonnější v odpoledních nebo podvečerních hodinách, jde o to poznat, kdy jsme nejenergičtější a nejlépe schopní zvládat náročné úkoly. Pokud nevíme, můžeme si to jednoduše vyzkoušet na základě prioritizovaného To Do Listu a dělat si k němu poznámky. Bude stačit pár dní na to, abychom si udělali jasno a To Do Listy následně upravili dle našich nejvýkonnějších hodin.

8. Nezabíjejte svou produktivitu jídlem ani pitím

Domácí prostředí svádí k tomu, že se v jídle budeme odbývat, nebo si naopak dopřávat. Ani jedna varianta není dobrá. Po nouzovkách, jako je rohlík na tisíc způsobů, sladkém pečivu nebo naopak gulášku s osmi energií opravdu oplývat nebudeme.

V jídle je zapotřebí mít řád podle toho, jak nám to vyhovuje, což se přechodem do domácího prostředí mohlo pro spoustu lidí stát problémem. Ideální variantou je připravit si den předem krabičky s jídlem a maximálně si k nakrabičkovanému jídlu přihodit kvalitní proteinovou tyčinku nebo kus ovoce. Jídlo má energii dávat, nikoliv brát.

Nepřehánějte to s kávou, odměnou vám bude lepší koncentrace

To samé platí v otázce pitného režimu. Ideální je pít čistou vodu doplněnou o kvalitní čaj a kávu. Pokud ale na kávě ujíždíme (3 a více šálků během pracovní doby), je na čase ubrat plyn. Místo kofeinové vzpruhy z přemíry kávy budeme naopak roztěkaní a podráždění.

Lepší variantou je sáhnout případně po kofeinových kapslích, které obsahují L-theanin, což je látka obsažená přirozeně v čaji, která má na svědomí postupný "nájezd a dojezd" kofeinu. Takže s naší úrovní energie během dne to díky ní nebude jako na horské dráze.

Produktivní home office: 10 tipů, jak stíhat vše, i když pracujete z domu

9. V pauzách se protáhněte, zacvičte si a dostatečně větrejte

Díky aktivnímu odpočinku okysličíme mozek, protáhneme unavené a ztuhlé svaly z dlouhého sezení, dáme odpočinout očím a zapracujeme i na své kondici.

Nezapomínejme si čas od času pustit do místnosti i čerstvou nálož vzduchu, která vlije našim mozkovým buňkám pořádnou dávku kyslíku. Budeme pak koncentrovanější a i přemýšlení nám půjde lépe.

10. Využijte technologie ke svému prospěchu

K čemu jinému by měly být chytré technologie než k tomu, aby nám pomohly zjednodušit a zefektivnit práci i život?

  1. Calm je aplikace, která nás naučí orazit si, uvolnit mysl a trochu si zameditovat. Věřte mi, je fajn najít si čas na "vypnutí mozku" a jen "být".
  2. Brain.fm pomáhá v produktivitě díky specifickým zvukům a stimulaci mozku. A věřte, nebo ne, funguje to. Stačí si to otestovat.
  3. F.flux koriguje modré světlo z monitoru na základě denní doby a omezuje škodlivost jeho záření.
  4. Evernote není jen obyčejný To Do List. Pomůže nám se sbíráním a tříděním poznámek, kdykoliv nás něco napadne. Každá myšlenka pak dostane šanci být využita.
  5. Noisli je fajn, pokud kolem sebe potřebujeme slyšet zvuky okolního prostředí. Je libo prostředí kavárny, déšť nebo bouřku?
  6. Stay Focused je rozšíření do Google Chrome, které nám pomůže odolat rozptýlení v podobě blokování stránek, které by nás mohly rozptylovat.

Co si z toho vzít?

Když pracujeme, tak pracujeme. Když se bavíme, tak se bavíme. Musíme mít i určitou dávku sebedisciplíny, která nám pomůže vše s grácii zvládnout a nenechat se rozptylovat vnějšími faktory.

Netflix, počítačové hry nebo sociální sítě počkají, až budeme mít práci hotovou. Termíny odevzdání projektů a úkolů nepočkají. 

Home office není dovolená a výsledky práce nebo studia budou muset dříve či později být vidět. S prokrastinací nebo neplněním termínů to půjde jen těžko. Z home officu se pak rázem stane kámen úrazu. Pevně věřím, že s dnešními tipy na produktivnější home office to všichni zvládnete o poznání lépe. 

Jasně, když máte malé děti, je to daleko obtížnější, ale ne nereálné. 


Poďakuj autorovi
8 ľudí už poďakovalo
Sweet Nuts!
  • ________ ________ ________ ________ ________ ________ ________ ________

    ____________________
  • ________ ________ ________ ________ ________ ________ ________ ________

    ____________________
  • ________ ________ ________ ________ ________ ________ ________ ________

    ____________________

Diskusia k článku