Produktivita je ovplyvňovaná mnohými vonkajšími a vnútornými faktormi, ktorým je potrebné venovať pozornosť na jej optimalizáciu.
Existuje mnoho jednoduchých tipov, s ktorými je možné produktivitu okamžite zlepšiť.
Pod produktivitou si môžete predstaviť situáciu, keď vám ide práca od ruky aj bez nadmerného úsilia a efektívne plníte jeden cieľ za druhým. Jej dôležitosť potvrdzuje aj fakt, že ide o oficiálny ekonomický parameter, ktorý definuje efektivitu v pomere vstupu a výstupu. Inými slovami ide o meranie výkonnosti.
Produktivita pri práci však zďaleka nie je samozrejmosťou a pre jej dosiahnutie je nevyhnutné venovať pozornosť faktorom, ktoré ju podporujú, a eliminovať činiteľa, ktoré nahrávajú skôr prokrastinácii. Do miery produktivity sa odrážajú:
vonkajšie faktory – podmienky práce, organizácia, vzťahy na pracovisku, dostupné postupy a technológie atď.
faktory vnútorné – zdravotný stav jedinca, jeho schopnosti a vedomosti, motivácia, ale napr. aj miera vyčerpania
Umenie dosiahnutia optimálnej produktivity spočíva v nastavení rovnováhy medzi týmito vplyvmi (aspoň do tej miery, do ktorej je to možné), flexibilne reagovať na možné zmeny, ale zároveň si držať pevne nastavené hranice, aby nedošlo k zahlteniu. S tým vám pomôže napr. náš ďalší článok Asertívne techniky ako kľúč k spokojnosti a lepšej produktivite.
10 jednoduchých tipov k vyššej produktivite
Krátkodobé
Nasledujúce tipy sú také jednoduché, že z nich môžete ťažiť takmer okamžite. Efektívne však budú najmä z krátkodobého hľadiska – preto je nevyhnutné podporiť ich aj návykmi zdravého životného štýlu (pozri dlhodobé odporúčania).
1. Zistite, kedy ste najviac produktívni
Každý človek má svoj vlastný „rytmus“, podľa ktorého efektívne funguje – odborne sa nazýva cirkadiánny a štúdie potvrdzujú, že podpora jeho správneho chodu má pozitívny vplyv nielen na produktivitu, ale aj na celkové zdravie.
V závislosti od cirkadiánneho rytmu máte geneticky dané predispozície k tomu, či budete najviac aktívni napr. v dopoludňajších hodinách, alebo až večer. Podľa svojho režimu ranného vtáčaťa alebo večernej sovy si na dosiahnutie maximálnej produktivity prispôsobte časový harmonogram úloh. Najnáročnejšie úlohy si zaraďte do obdobia najvyššej aktivity a na čas útlmu si schovajte napr. triedenie papierov, odpisovanie na emaily a pod.
Ako naplno objaviť potenciál cirkadiánneho rytmu, dozviete v našom článku Čo je cirkadiánny rytmus a ako nám môže zlepšiť život?
2. Vneste si do práce systém
Patríte k tým, ktorí boli odjakživa schopní si všetko perfektne zapamätať a zoznam úloh je pre vás pomaly sprosté slovo? Potom je možno čas prehodnotiť svoje postoje, pretože z hľadiska produktivity má tzv. „to‑do list“ naozaj niečo do seba. Prehľadným zapísaním si úloh na daný deň uvoľníte v hlave miesto na ďalšiu prácu.
S jeho pomocou budete mať navyše prehľad o tom, koľko úloh ste už zvládli urobiť a koľko vás ich pred odchodom domov ešte čaká. To vám umožní pružnejšie a efektívnejšie pracovať s časom. Štruktúrovaný zoznam úloh vám tiež ukáže, ktoré činnosti by mali mať prednosť pred ostatnými, čím si ľahšie stanovíte priority, a náročnejšie úlohy si môžete presunúť napr. na obdobie, keď ste najviac produktívni.
V neposlednom rade sa tiež vyhnete tomu, že si spätne spomeniete, že ste včera museli odoslať dôležitý email, na čo ste však kvôli všetkému zhonu samozrejme zabudli…
3. Náročnejšie úlohy si presuňte na začiatok
Pri tvorbe zoznamu úloh treba pamätať aj na to, že čím dlhší zoznam bude, tým viac vás bude zvádzať k prokrastinácii. Účinným spôsobom, ako s touto nepríjemnosťou bojovať, je presunúť si náročnejšiu prácu na začiatok. Vyhnete sa tak chronickému odkladaniu, ktorým si napokon aj z úplne bežných úloh vytvoríte „strašiakov“, pred ktorými sa budete snažiť ujsť, kým to len pôjde.
Toto odporúčanie môžete kombinovať aj s dobou vašej najväčšej produktivity podľa cirkadiánneho rytmu – pokiaľ sa napr. cítite najlepšie po obede, tie najväčšie úlohy si nechajte až na popoludňajší blok, no zaraďte si ich hneď na začiatok. Nedôjde tak k tomu, že prácu „dnes už určite nestihnete dokončiť“ a odložíte ju na ďalší deň.
Domnievate sa, že je prokrastinácia aj váš problém? Ako ju spoznať a zbaviť sa jej, nájdete v článku Prokrastinácia: Ako s ňou konečne skoncovať a pracovať efektívnejšie?
4. Vyvarujte sa multitaskingu
Multitasking je situácia, počas ktorej vykonávate viac činnosti naraz – v bežnom živote skutočne nejde o nič neobvyklé. Stačí napríklad len pri chôdzi počúvať podcast alebo pri varení telefonovať s kamarátkou. Svoje by o tom vedeli rozprávať aj novopečené maminky, ktoré potreby svojich detí sledujú snáď aj v spánku.
Na prvý pohľad by sa mohlo zdať, že vďaka multitaskingu urobíte viac práce za kratší čas – v tomto prípade je však bohužiaľ opak pravdou. Ak totiž vykonávané úlohy vyžadujú vyššiu mieru vašej koncentrácie, váš mozog bude prepínať od jednej aktivity k druhej, čím môže produktivita podľa niektorých výskumov klesať až o 40 %.
Zabudnite teda na to, že vám multitasking v práci prinesie niečo pozitívne a snažte sa mu čo najviac vyvarovať – až po splnení jednej úlohy prejdite na ďalšiu. Podrobnejšie informácie o multitaskingu nájdete v našom článku Multitasking: Čo to je a kedy sa mu vyhnúť?
5. Dajte si včas pauzu
Pre skutočne efektívnu prácu je nevyhnutné dať si v správny čas pauzu – štúdie totiž poukazujú, že doba na udržanie pozornosti pri práci je maximálne 90 minút, alebo dokonca menej. Pravidelné krátke pauzy vám pomôžu opäť nakopnúť optimálnu funkciu myslenia, a ak sa počas nich zvládnete aj krátko prejsť alebo natiahnuť, rozprúdite navyše krv a znížite riziko stuhnutého chrbta alebo krčnej chrbtice.
Existuje mnoho rôznych pravidiel určujúcich pomer doby práce a pravidelných prestávok – môžete preto vyskúšať, ktoré vyhovujú práve vám:
pravidlo 52/17 – po každých 52 minútach práce nasleduje 17‑minútová prestávka.
pomodoro technika – po každých 25 minútach práce nasleduje pauza 5 minút, po 4 kolách nasleduje dlhšia pauza približne 20‑30 minút.
pravidlo 90/20 – po každých 90 minútach práce nasleduje 20‑minútová pauza
6. Nastavte si optimálne pracovné prostredie
Ak chcete byť skutočne produktívni, je vhodné tomu prispôsobiť aj pracovné miesto a okolité podmienky. Sami totiž iste uznáte, že prehrabávať sa medzi kopami papierov a zvyškami snackov nebude pre efektívnu prácu to pravé.
Z pracovného miesta odstráňte všetko, čo by vás mohlo rušiť, alebo pri práci prekážať. Pre lepší pocit si ho môžete ozdobiť napríklad aj kvetinou. Ak sa vám dá, zabezpečte si dostatok denného svetla a čerstvého vzduchu. Štúdia potvrdzuje, že prísun čerstvého vzduchu prináša pracovníkom lepšie kognitívne schopnosti a rozhodovanie – teda aj vyššiu produktivitu.
Dlhodobé
Napriek tomu, že tieto odporúčania väčšinou nemožno 100 % zmeniť zo dňa na deň, z dlhodobého hľadiska sú pre dosiahnutie a udržanie optimálnej produktivity nevyhnutné. Dobrou správou je, že väčšia efektivita práce vám v tomto prípade nebude jedinou odmenou – celkovo vám tieto odporúčania pomôžu byť zdravšími, oddýchnutejšími a spokojnejšími. A to sa predsa oplatí.
7. Naučte sa odpočívať
Dnešná doba je svojimi požiadavkami a niekedy aj takmer zbesilou rýchlosťou na psychiku veľmi náročná. O to dôležitejšie je preto vedieť relaxovať a naozaj vypnúť. Na prvý pohľad sa vám môže zdať, že vás oddych oberá o produktívny čas – je však potrebné si uvedomiť, že bez neho skutočne efektívni nikdy nebudete.
Neustálym výkonom totiž dochádza k zníženiu kognitívnych funkcií a optimálnej úrovni myslenia, zároveň sa prehlbuje miera nepokoja a zahltenia, ktorá skôr či neskôr povedie k preťaženiu, úzkostiam alebo dokonca vyhoreniu.
Nesnažte sa nahnať si prácu dopredu cez víkendy. Oddýchnite si radšej na výlete, pri knižke alebo pri stretnutí s priateľmi. Časom sami uvidíte, že ak svojmu mozgu dáte možnosť sa „spamätať“, v pracovnom týždni vás odmení vyššou produktivitou.
Neschopnosť vypnúť svoje myšlienky je tiež častým problémom tzv. overthinkerov. Ako sa nadmerného premýšľania zbaviť, sa dočítate v článku Overthinking: 5 tipov, ako s ním konečne skoncovať
8. Dbajte na vyvážený jedálniček
Strava je veľmi dôležitým faktorom ovplyvňujúcim vaše zdravie, mieru energie a celkovú produktivitu. Ak bude váš jedálniček tvorený nekvalitnými potravinami, organizmu budú pravdepodobne chýbať niektoré nutrienty, bez ktorých nebude môcť efektívne fungovať.
Rovnaké je to aj s príjmom celkovej energie – príliš málo jedla vám nezaistí dostatok paliva na prácu ani bežné denné aktivity a môže viesť až k závažným komplikáciám spojeným s podvýživou. V opačnom prípade, keď energie prijímate priveľa, zas prichádzajú na rad komplikácie spojené s nadváhou a obezitou.
Z hľadiska stravy preto neodbite hlad bagetami či fastfoodom a usilujte sa o vyvážený jedálniček s dostatkom všetkých dôležitých živín a látok. Inšpiráciu na rýchle a výživné jedlá nájdete napríklad na stránkach aktinovských receptov.
9. Hýbte sa
Pohyb je z hľadiska zdravia a produktivity rovnako dôležitý ako aj výživa. Pravidelnou fyzickou aktivitou posilňujete srdce i svaly a predchádzate bolestiam a dysbalanciám spojeným napríklad s dlhým sedením pri počítači.
Ďalšími výhodami aktívneho životného štýlu sú aj výhody pre duševné zdravie alebo fakt, že pohyb podporuje naše myslenie, kognitívne funkcie a v neposlednom rade aj produktivitu.
Aké je minimum pohybu, z ktorého môžete ťažiť? Prečítajte si článok Pohybom k zdraviu: koľko fyzickej aktivity je tak akurát?
10. Vytvorte si pravidelnú spánkovú rutinu
A to najlepšie na koniec. Ak chcete pracovať skutočne efektívne, už na začiatku dnešného článku ste museli tušiť, že sa zmienime aj o spánku. Kognitívne funkcie totiž s nedostatkom kvalitného spánku prudko klesajú.
Zo spánku preto urobte svoju prioritu a odporúčaných 7‑9 hodín denne si skutočne bez okolkov doprajte. Najlepšie je pravidelné zaspávanie a vstávanie vždy v rovnakú dobu – skrátite tým čas zaspatia a ráno nebudete mať pocit, ako by vás niekto tresol po hlave kladivom.
Trápia vás problémy so spánkom, ste unavení a nevrlí? Pozrite sa, ako tento problém riešiť – 9 tipov, ako zlepšiť spánok
Čo si z toho odniesť?
Produktivita je pri práci dôležitým a hlavne požadovaným faktorom dnešnej doby – na jej dosiahnutie je však nutné venovať pozornosť faktorom, ktoré ju môžu ovplyvňovať. Z krátkodobého hľadiska vám pomôže ujasnenie spôsobu fungovania cirkadiánneho rytmu, tvorba „to‑do“ zoznamov a presun náročných úloh na začiatok pracovného bloku. Pri práci zaraďujte aj pravidelné pauzy, vyhýbajte sa multitaskingu a upravte si svoje pracovné prostredie.
Z dlhodobého hľadiska dbajte na vyvážený jedálniček, hýbte sa a dostatok času venujte aj spánku a odpočinku. Sami sa určite čoskoro presvedčíte, že energia investovaná do týchto opatrení sa vám mnohonásobne vráti.
