Produktivita je ovlivňována mnoha vnějšími a vnitřními faktory, kterým je třeba, vzhledem k její optimalizaci, věnovat pozornost.
Existuje mnoho jednoduchých tipů, se kterými lze produktivitu zlepšit okamžitě. K jejímu dlouhodobému udržení je však třeba podpořit tato doporučení prvky zdravého životního stylu.
Pod produktivitou si můžete představit situaci, kdy vám jde práce i bez nadměrného úsilí dobře od ruky, a vy efektivně plníte jeden cíl za druhým. Její důležitost dokládá i fakt, že se jedná dokonce o oficiální ekonomický parametr, který definuje efektivitu v poměru vstupu a výstupu. Jinými slovy se jedná o jakési měření výkonnosti.
Produktivita při práci však zdaleka není samozřejmostí a pro její dosažení je nezbytné věnovat pozornost faktorům, které ji podporují, a naopak co nejvíce eliminovat činitele, které nahrávají spíše prokrastinaci. Do míry produktivity se odráží:
vnější faktory – podmínky práce, organizace, vztahy na pracovišti, dostupné postupy a technologie atd.
faktory vnitřní – zdravotní stav jedince, jeho schopnosti a vědomosti, motivace, ale např. také míra vyčerpání
Umění dosažení optimální produktivity pak spočívá v tom, nastavit si mezi těmito vlivy určitou rovnováhu (alespoň do té míry, do které je to možné), flexibilně reagovat na možné změny, ale zároveň si držet pevně nastavené hranice, aby nedošlo k zahlcení. S tím vám pomůže např. náš další článek s názvem Asertivní techniky jako klíč ke spokojenosti a lepší produktivitě.
10 jednoduchých tipů, jak být více produktivní
Krátkodobé
Následující tipy jsou tak jednoduché, že z nich můžete těžit téměř okamžitě. Efektivní však budou zejména z krátkodobého hlediska – proto je nezbytné podpořit je i návyky zdravého životního stylu (viz dlouhodobá doporučení)
1. Zjistěte, kdy jste nejvíce produktivní
Každý člověk má svůj vlastní “rytmus”, podle kterého efektivně funguje – odborně se nazývá rytmus cirkadiánní a studie potvrzují, že podpora jeho správného chodu má pozitivní vliv nejen na produktivitu, ale rovněž i na celkové zdraví.
V závislosti na cirkadiánním rytmu pak máte geneticky dané predispozice k tomu, zda budete nejvíce aktivní např. v dopoledních hodinách, nebo naopak až navečer. Vzhledem k tomu, zda jste spíše ranní ptáče nebo večerní sova, si pak k dosažení maximální produktivity přizpůsobte časový harmonogram úkolů. Ty nejnáročnější si zařaďte do doby své nejvyšší aktivity a na období útlumu si schovejte např. třídění papírů, odepisování na emaily apod.
Jak naplno objevit potenciál cirkadiánního rytmu, dozvíte v našem článku Co je cirkadiánní rytmus a jak nám může zlepšit život?
2. Vneste si do práce systém
Patříte k těm, kteří byli odjakživa schopni si vše perfektně zapamatovat a seznam úkolů je pro vás pomalu sprosté slovo? Pak je možná čas přehodnotit své postoje, protože z hlediska produktivity má tzv. to‑do list opravdu něco do sebe. Díky tomu, že si úkoly na daný den přehledně zapíšete, uvolníte si tím v hlavě místo na další práci.
S jeho pomocí budete mít navíc přehled o tom, kolik úkolů jste již zvládli udělat, a kolik vás jich naopak před odchodem domů ještě čeká, což vám umožní pružněji a efektivněji pracovat s časem. Strukturovaný to‑do list vám také ukáže, které činnosti by měly mít přednost před ostatními, čímž si snáze stanovíte priority, a náročnější úlohy si můžete přesunou např. na období, kdy jste nejvíce produktivní.
V neposlední řadě se také vyhnete tomu, že si zpětně vzpomenete, že jste včera museli odeslat důležitý email, na což jste však kvůli všemu tomu shonu samozřejmě zapomněli…
3. Náročnější úkoly si přesuňte na začátek
Při tvorbě to‑do listu je třeba pamatovat také na to, že čím delší seznam vašich úkolů bude, tím více vás bude svádět k prokrastinaci. Účinným způsobem, jak s touto nepříjemností bojovat, je přesunout si náročnější práci na začátek. Vyhnete se tak totiž chronickému odkládání, kterým si ve finále i z naprosto běžných úkolů vytvoříte “strašáky”, kterým se budete snažit unikat, dokud to jen jde.
Toto doporučení můžete kombinovat i s dobou vaší největší produktivity podle cirkadiánního rytmu – pokud se např. cítíte nejlépe po obědě, ty největší úkoly si nechte až na odpolední blok, ovšem zařaďte je hned zkraje. Nedojde tak k tomu, že práci “dnes už určitě nestihnete dokončit” a odložíte ji na další den. A pak zase na další.
Domníváte se, že je prokrastinace i váš problém? Jak ji poznat a konečně se jí zbavit, najdete v článku Prokrastinace: Jak s ní konečně skoncovat a pracovat efektivněji?
4. Vyvarujte se multitaskingu
Multitaskingem se označuje situace, kdy vykonáváte více činnosti najednou – a v běžném životě se skutečně nejedná o nic neobvyklého. Stačí třeba jen při chůzi poslouchat podcast, nebo při vaření telefonovat s kamarádkou. Své by o tom mohly vyprávět třeba i novopečené maminky, které potřeby svých dětí sledují snad i ve spánku.
Na první pohled by se mohlo zdát, že díky multitaskingu uděláte více práce za kratší čas – v tomto případě je však bohužel opak pravdou. Jestliže totiž vykonávané úkoly vyžadují vyšší míru vaší koncentrace, váš mozek bude přepínat od jedné aktivity ke druhé, čímž může produktivita podle některých výzkumů klesat až o 40 %.
Zapomeňte tedy na to, že vám multitasking v práci přinese něco pozitivního a snažte se mu co nejvíce vyvarovat – teprve po splnění jednoho úkolu přejděte na další. Podrobnější informace o multitaskingu najdete v našem článku Multitasking: Co to je a kdy se mu vyhnout?
5. Dejte si včas pauzu
Pro skutečně efektivní práci je nezbytné dát si ve správný čas pauzu – studie totiž poukazují na to, že doba pro udržení pozornosti při práci je maximálně 90 minut, nebo dokonce méně. Pravidelné krátké pauzy vám tak pomohou opět nakopnout optimální funkci myšlení, a pokud se během nich zvládnete i krátce projít nebo protáhnout, rozproudíte si navíc krev a snížíte riziko zatuhlých zad nebo krční páteře.
Existuje mnoho různých pravidel určujících poměr doby práce a pravidelných přestávek – můžete proto vyzkoušet, které vyhovují právě vám:
pravidlo 52/17 – po každých 52 minutách práce následuje 17 minut přestávky
pomodoro technika – po každých 25 minutách práce následuje pauza 5 minut, po 4 kolech následuje delší pauza cca 20–30 minut
pravidlo 90/20 – po každých 90 minutách práce následuje 20 minut pauza
6. Nastavte si optimální pracovní prostředí
Chcete‑li být skutečně produktivní, je vhodné tomu uzpůsobit také své pracovní místo a okolní podmínky. Sami totiž jistě uznáte, že přehrabovat se mezi hromadami papírů a zbytky svačin nebude k efektivní práci to pravé.
Z pracovního místa odstraňte vše, co by vás mohlo rušit, nebo vám při práci překážet. Pro lepší pocit si jej můžete ozdobit třeba i kytkou. Máte‑li možnost, zajistěte si také dostatek denního světla a čerstvého vzduchu. Studie potvrzují, že přísun čerstvého vzduchu vede u pracovníků k lepším kognitivním schopnostem a rozhodování – tedy i vyšší produktivitě.
Dlouhodobé
Přestože tato doporučení většinou nelze 100% změnit ze dne na den, z dlouhodobého hlediska jsou pro dosažení a udržení optimální produktivity nezbytné. Dobrou zprávou ale je, že větší efektivita práce vám v tomto případě nebude jedinou odměnou – celkově vám totiž pomohou být zdravější, odpočatější a spokojenější. A to se přece vyplatí.
7. Naučte se odpočívat
Dnešní doba je svými požadavky, a někdy i téměř zběsilou rychlostí, na psychiku velmi náročná. O to důležitější je proto umět relaxovat a opravdu vypnout. Na první pohled se vám může zdát, že odpočinek vás obírá o produktivní čas – je však potřeba si uvědomit, že bez něj skutečně efektivní nikdy nebudete.
Neustálým zápřahem totiž dochází ke snížení kognitivních funkcí a optimální úrovni myšlení, ale zároveň se prohlubuje míra neklidu a zahlcení, která dříve nebo později povede k přetížení, úzkostem nebo dokonce vyhoření.
Nesnažte se proto o víkendech nahnat si práci dopředu. Odpočiňte si raději na výletě, u knížky nebo při setkání s přáteli. Časem sami uvidíte, že pokud svému mozku dáte možnost se “vzpamatovat”, v pracovním týdnu vás odmění vyšší produktivitou.
Neschopnost vypnout své myšlenky je také častým problémem tzv. overthinkerů. Jak se nadměrného přemýšlení zbavit, se dočtete v článku Overthinking neboli nadměrné přemýšlení: 5 tipů, jak s ním konečně skoncovat
8. Dbejte na vyvážený jídelníček
Strava je velmi důležitým faktorem ovlivňujícím vaše zdraví, míru energie i celkovou produktivitu. Jestliže totiž bude váš jídelníček tvořen nekvalitními potravinami, organismu budou pravděpodobně chybět některé nutrienty, bez nichž nebude moci efektivně fungovat.
Stejné je to pak i s příjmem celkové energie – příliš málo jídla vám nezajistí dostatek paliva pro práci ani běžné denní aktivity, a může vést až k závažným komplikacím spojeným s podvýživou. V opačné situaci, kdy energie přijímáte naopak příliš mnoho, zase přichází na řadu komplikace spojené s nadváhou a obezitou.
Z hlediska stravy se proto neodbývejte a usilujte o vyvážený jídelníček s dostatkem všech důležitých živin a látek. Inspiraci na rychlá a výživná jídla najdete třeba na stránkách Aktin recepty. A pokud si nevíte rady, nebojte se kontaktovat nutričního terapeuta.
9. Hýbejte se
Pohyb je, stejně jako výživa, z hlediska zdraví i produktivity rovněž nesmírně důležitý. Pravidelnou fyzickou aktivitou totiž posilujete své srdce i svaly a předcházíte bolestem a dysbalancím spojeným např. s dlouhým sezením u počítače.
Dalšími výhodami aktivního životního stylu jsou také výhody po stránce duševního zdraví nebo fakt, že pohyb podporuje naše myšlení, kognitivní funkce a v neposlední řadě právě i produktivitu.
Jaké je minimum pohybu, ze kterého můžete těžit? Přečtěte si článek Pohybem ku zdraví: kolik fyzické aktivity je tak akorát?
10. Vytvořte si pravidelnou spánkovou rutinu
A to nejlepší na konec. Chcete‑li pracovat skutečně efektivně, už na začátku dnešního článku jste museli tušit, že se dostane i na spánek. Kognitivní funkce totiž s nedostatkem kvalitního spánku prudce klesají, což nemůže být následováno ničím jiným než propastným úpadkem produktivity.
Ze spánku proto udělejte svou prioritu a oněch doporučovaných 7–9 hodin denně si skutečně bez okolků dopřejte. Nejlépe uděláte, když budete chodit spát a vstávat vždy ve stejnou dobu – zkrátíte tím dobu usínání a ráno nebudete mít pocit, jako by vás vzali po hlavě paličkou.
Trápí vás potíže se spánkem, jste unavení a nevrlí? Podívejte se, jak tento problém řešit – 9 tipů, jak zlepšit spánek
Co si z toho vzít?
Produktivita je při práci důležitým a hlavně požadovaným faktorem dnešní doby – k jejímu dosažení je však nutné věnovat pozornost faktorům, které ji mohou ovlivňovat. Z krátkodobého hlediska vám pomůže ujasnění způsobu fungování svého cirkadiánního rytmu, tvorba to‑do listů nebo přesouvání náročných úkolů na začátek pracovního bloku. Při práci zařazujte také pravidelné pauzy, vyhýbejte se multitaskingu a upravte si své pracovní prostředí.
Z dlouhodobého hlediska dbejte na vyvážený jídelníček, hýbejte se, a dostatek času věnujte také spánku a odpočinku. Sami se jistě brzy přesvědčíte, že energie investovaná do těchto opatření se vám mnohonásobně vrátí.
